Informelle Kommunikation – der unterschätzte Informationsweg
In Unternehmen gibt es seit jeher zwei Kommunikationswege: den formellen und den informellen. Während der formelle vorgegeben, steuerbar und dokumentierbar ist, ist der informelle weniger greifbar. Er wird klassisch als „Flurfunk“ bezeichnet, spielt sich aber auch in der Kaffeeküche, während der Raucherpause, am Telefon oder beim Mittagessen ab. Dadurch, dass die informelle mündliche Kommunikation nicht als „offizieller Dienstweg“ gilt, wird sie von vielen Unternehmen derzeit noch vernachlässigt oder nicht gesehen. Dabei hat auch diese Kommunikationsform ihre Vorzüge und sollte mit der formellen Kommunikation Hand in Hand gehen.
Informelle Kommunikation – verschiedene Facetten
Der informelle Kommunikationsweg ist ein wichtiger Kanal des Wissensaustauschs. Dabei geht es nicht nur um unternehmensinterne Neuigkeiten, sondern auch um die der Branche. Ganz wichtig hierbei ist ebenfalls, dass die Informationen über Hierarchie- und Abteilungsgrenzen hinweg weitergegeben werden. Sie ist also agiler und weniger starr als die formelle, vom Unternehmen gezielt vorgegebene Kommunikation. Das spiegelt sich auch in ihren Merkmalen wider: sie ist spontan, die Themen sind ungeplant und die Sprache lockerer. Sie kann aus diesen Gründen effizienter und schneller sein als die formale Kommunikation.
Darüber hinaus hat die informelle Kommunikation nicht nur eine aufgabenbezogene, sondern auch eine soziale Funktion. Dazu gehört mitunter, über Hobbies zu plaudern. Das ist zwar nicht direkt unternehmensbezogen, kann aber für einen lockereren Umgang der Mitarbeiter untereinander und somit ein entspannteres Arbeiten sorgen.
Warum Unternehmen hinschauen sollten
Unternehmen sollten sich vor allem aus zwei Gründen mit der informellen Kommunikation beschäftigen: Zum einen kann das Wissen der Mitarbeiter besser organisiert werden, wenn sich aus den ohnehin schon vorhandenen Gesprächen locker organisierte Treffen ableiten lassen. Wichtig dabei ist, dass diese nicht von oben angeordnet werden, sondern der Natur der spontanen informellen Kommunikation entsprechen und sich auch genauso natürlich in den Tagesablauf eingliedern lassen.
Zum anderen kann das Unternehmen so verhindern, dass an ihm vorbeikommuniziert wird, was unter Umständen unangenehme Ausmaße annehmen kann. Beispielsweise bei informell getroffenen Entscheidungen. Auch Konflikte und Gerüchte können auf diese Weise schneller aufgespürt werden, bevor sie sich weiter im Unternehmen oder gar darüber hinaus verbreiten.
So können Unternehmen informelle Kommunikation integrieren
Für die Unternehmen gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, sich dem Thema zu nähern bzw. die informellen Strukturen zu fördern und sichtbar zu machen. Insbesondere die Neuen Medien vereinfachen diesen Prozess. Von lockeren Treffen für Frühaufsteher oder Learning Lunchs, über die die Mitarbeiter online informiert werden und zu denen sie dazu stoßen können, wenn es ihr Arbeitsablauf erlaubt, sind den Möglichkeiten kaum Grenzen gesetzt. Die Nutzung von Online-Communities, die in Foren über Branchenentwicklungen diskutieren und ihr Fachwissen austauschen, fördert zudem das proaktive Lernen. Wichtig hierbei ist, dass sich auch Manager und Vorstandsmitglieder einbinden. Zum einen signalisiert das, dass das Unternehmen wirklich an diesen informellen Netzwerken interessiert ist. Zum anderen hat dies eine Vorbildfunktion und motiviert andere, sich ebenfalls einzubringen.
Durch die Digitalisierung sind agilere Strukturen möglich, die auch in Unternehmen umgesetzt und gelebt werden sollten. Sie ermöglichen einen offenen, informellen Austausch, von dem sowohl das Unternehmen als auch die Mitarbeiter profitieren.
Wenn Sie Unterstützung bei der Sichtbarmachung informeller Kommunikation in Ihrem Unternehmen benötigen, dann sprechen Sie mich an.